Adatkezelési tájékoztató

Ez a tájékoztató elmondja, milyen személyes adatokat kezelünk az ai-smart.hu weboldalon és a kapcsolódó szolgáltatásainkban, mire használjuk őket, meddig őrizzük, és milyen jogaid vannak. Az EU általános adatvédelmi rendelete (GDPR, 2016/679) és az információs önrendelkezési jogról szóló 2011. évi CXII. törvény (Infotv.) alapján készült.

1. Az adatkezelő adatai

Adatvédelmi kérdésben és a jogaid gyakorlásához az info@ai-smart.hu címen érsz el minket. Adatvédelmi tisztviselő kijelölésére nem vagyunk kötelesek.

2. Fogalmak

A tájékoztatóban a GDPR 4. cikkének fogalmait használjuk. A legfontosabbak röviden:

• Személyes adat: minden információ, amely alapján egy természetes személy közvetlenül vagy közvetve azonosítható (pl. név, e-mail-cím, IP-cím, online azonosító).
• Adatkezelés: bármilyen művelet a személyes adatokkal: gyűjtés, tárolás, felhasználás, továbbítás, törlés.
• Adatfeldolgozó: aki az Adatkezelő megbízásából és utasítása szerint kezel személyes adatot (pl. tárhelyszolgáltató).
• Hozzájárulás: önkéntes, konkrét, tájékoztatáson alapuló és egyértelmű beleegyezés, amelyet bármikor visszavonhatsz.
• Adatvédelmi incidens: a biztonság olyan sérülése, amely a személyes adatok elvesztéséhez, jogosulatlan megismeréséhez vagy megváltoztatásához vezet.

3. Alapelvek

A személyes adatokat jogszerűen, tisztességesen és átláthatóan kezeljük; csak meghatározott célra és csak annyit, amennyi a célhoz szükséges. Az adatokat pontosan tartjuk, a cél megszűnése után töröljük vagy anonimizáljuk, és megfelelő technikai és szervezési intézkedésekkel védjük. Ezeknek az elveknek a betartásáért felelünk, és igazolni is tudjuk (GDPR 5. cikk).

4. A kezelt adatok, céljuk és jogalapjuk

4.1. Hírlevél és e-mail marketing

A feliratkozás önkéntes, és nem feltétele egyik szolgáltatásunknak sem. Feliratkozhatsz az oldalon található űrlapokon, az automatizálási önértékelő kitöltésekor, vagy a chatbotban.

• Kétlépcsős megerősítés: csak akkor kerülsz a listára, ha a megerősítő levélben lévő linkre kattintasz. Megerősítés nélkül az adatokat 30 napon belül töröljük.
• Tartalom: szakmai anyagok az AI-alapú automatizálásról, gyakorlati útmutatók, alkalmanként ajánlat a szolgáltatásainkról.
• Leiratkozás: minden levél alján egy kattintással, indoklás nélkül.
• Statisztika: mérjük a megnyitásokat és a linkkattintásokat, hogy lássuk, mi hasznos az olvasóknak.
• Rendszer: a hírleveleket a Hírlevelek.eu rendszerével küldjük, amelyet szintén az Adatkezelő üzemeltet. Az adatok az EU-ban (Hostinger, Litvánia) tárolódnak; a kézbesítést a Resend, Inc. és a Twilio Inc. (SendGrid) végzi (lásd 8. pont).

4.2. Időpontfoglalás

Az oldalon ingyenes konzultációra vagy bemutatóra foglalhatsz időpontot. A foglalásokat az AI Booking (app.aibooking.hu) kezeli, amelyet szintén az Adatkezelő üzemeltet. A foglalás az Adatkezelő Google Naptárában is rögzül, hogy az időpontok ne ütközzenek. A foglalásról e-mailes visszaigazolást kapsz, benne a lemondáshoz szükséges linkkel; a foglalást bármikor lemondhatod. A foglalási adatokat marketingcélra nem használjuk; ahhoz külön feliratkozás kell (4.1. pont).

5. Sütik és mérés

A weboldal a működéshez szükséges sütiket és helyi tárolókat hozzájárulás nélkül használja. A statisztikai mérés csak akkor indul el, ha ehhez a sütisávban hozzájárulsz. A hozzájárulást a SütiPajzs hozzájárulás-kezelő tárolja; a beállítást bármikor megváltoztathatod az oldal alján lévő „Süti beállítások” linkkel.

• Szükséges: a hozzájárulásod tárolása (SütiPajzs), a chatablak működése (ChatAutomata), a WordPress technikai tárolói.
• Statisztikai (hozzájárulással): Google Analytics 4 (Google Ireland Ltd.) és Jetpack statisztika (Automattic Inc.). A Google Analytics sütijei legfeljebb 400 napig maradnak az eszközödön; a mérési adatokat legfeljebb 14 hónapig őrizzük.
• Marketing: jelenleg nem használunk hirdetési vagy remarketing sütit. Ha ez változik, előbb ezt a tájékoztatót frissítjük, és csak a hozzájárulásoddal kapcsoljuk be.

A sütik és tárolók teljes, naprakész listáját (név, szolgáltató, cél, lejárat) a Süti tájékoztató tartalmazza.

6. Mesterséges intelligencia és chatbot

6.1. A weboldal chatbotja (ChatAutomata)

Az oldalon futó „AI-Smart AI asszisztens” a ChatAutomata platformon (chatautomata.hu) működik, amelyet szintén az Adatkezelő üzemeltet. Tájékoztat a szolgáltatásainkról, segít kiválasztani a megfelelő megoldást, konzultációs időpontot foglal, ajánlatkérést és hírlevél-feliratkozást fogad.

Kezelt adatok:

• az elküldött üzenetek és a kapott válaszok;
• az önként megadott elérhetőségek (név, e-mail-cím, telefonszám);
• foglaláskor a foglalás adatai (szolgáltatás, időpont, a foglalási kérdésekre adott válaszok);
• a feltöltött PDF-dokumentum tartalma, ha élsz ezzel a lehetőséggel;
• hangbevitelnél a böngésző által szöveggé alakított üzenet;
• a beszélgetés végén adott értékelés;
• technikai adatok: munkamenet-azonosító, IP-cím, böngésző és eszköz típusa, a megtekintett oldal címe (hogy a válasz az adott oldalhoz igazodjon).

A válaszok előállítása: a ChatAutomata a válaszokhoz külső nyelvi modelleket használ programozott (API) úton: elsősorban az Ollama Cloud szolgáltatást, egyes funkciókhoz az OpenAI, az Anthropic és a Google modelljeit. Az üzenetek csak a válasz előállításához jutnak el hozzájuk, és ezek a szolgáltatók API-n érkező adatokon nem tanítják a modelljeiket. A ChatAutomata kiszolgálói az EU-ban (Németország) működnek.

Megőrzés: a beszélgetéseket az ügyfélkiszolgálás és a minőségbiztosítás érdekében tároljuk. Bármikor kérheted a beszélgetéseid és a megadott adataid törlését az info@ai-smart.hu címen. A foglalási adatokra a 4.2. pont szabályai vonatkoznak.

Jogalap: a hozzájárulásod, amelyről a chatablak adatvédelmi tájékoztatója a beszélgetés elején szól (GDPR 6. cikk (1) a)), valamint a szolgáltatás minőségének biztosításához fűződő jogos érdekünk (6. cikk (1) f)).

6.2. Átláthatóság az EU mesterséges intelligencia rendelete szerint

Az EU mesterséges intelligenciáról szóló rendelete (2024/1689, „AI Act”) 50. cikke alapján jelezzük, ha mesterséges intelligenciával lépsz kapcsolatba:

• A chatbot neve és felülete egyértelművé teszi, hogy AI-asszisztenssel beszélsz, nem emberrel. Ha emberrel szeretnél beszélni, írj az info@ai-smart.hu címre, vagy hívj minket.
• A blogon a mesterséges intelligencia segítségével készült cikkeket jelöljük.

6.3. Kérünk, erre figyelj

6.4. AI-automatizálási szolgáltatások

Megrendelőink automatizálási projektjeiben a feladattól függően nagy nyelvi modelleket (Ollama Cloud, OpenAI, Anthropic, Google) és automatizálási platformokat (n8n, Make.com, Zapier) használunk. Ezekben az adatkezelésért jellemzően a megrendelő felel, mi az ő adatfeldolgozójaként járunk el; a részleteket az egyedi szerződés és az adatfeldolgozói megállapodás rögzíti.

6.5. Automatizált döntéshozatal

Nem hozunk rólad olyan, kizárólag automatizált döntést, amely rád nézve joghatással járna vagy téged hasonlóan jelentősen érintene (GDPR 22. cikk). Az AI-eszközök a döntés előkészítését segítik; a döntést ember hozza meg.

7. Adatfeldolgozók és címzettek

Adatot csak annyiban adunk át, amennyi a szolgáltatáshoz szükséges, és csak olyan partnernek, amely a GDPR 28. cikke szerinti garanciákat vállal.

Saját rendszereink. A ChatAutomata (chatbot), az AI Booking (időpontfoglaló), a Hírlevelek.eu (hírlevélküldő) és a SütiPajzs (hozzájárulás-kezelő) az Adatkezelő saját rendszerei, ezért nem külső adatfeldolgozók. Az átláthatóság kedvéért itt is felsoroljuk őket: mindegyik EU-beli szervereken fut.

Hatóságnak csak jogszabályban előírt esetben, a megkeresésben meghatározott adatot adunk át.

8. Adattovábbítás az EU-n kívülre

Egyes partnereink (Google LLC, Automattic Inc., Ollama, Inc., OpenAI, Anthropic, Resend, Twilio) az adatokat az Egyesült Államokban is kezelhetik. A továbbítás a GDPR V. fejezete szerinti garanciákkal történik:

• az EU–USA adatvédelmi keretrendszer (Data Privacy Framework) alapján, ha a partner tanúsítvánnyal rendelkezik, vagy
• az Európai Bizottság által elfogadott általános szerződési feltételek (SCC) alapján, kiegészítő technikai intézkedésekkel (titkosítás, hozzáférés-korlátozás).

A garanciákról kérésre részletes tájékoztatást adunk.

9. Adatbiztonság

• Minden adatátvitel titkosított (HTTPS/TLS).
• A kiszolgálókat tűzfal védi, a szoftvereket rendszeresen frissítjük.
• Rendszeres mentés készül, külön tárolva.
• Erős jelszavakat és kétlépcsős azonosítást használunk; az adatokhoz csak az fér hozzá, akinek a feladatához szükséges.
• Partnereinkkel írásos adatfeldolgozói szerződésünk van, és az intézkedéseket rendszeresen felülvizsgáljuk.

10. A jogaid

• Tájékoztatás és hozzáférés (15. cikk): megkérdezheted, kezelünk-e rólad adatot, és ha igen, másolatot kérhetsz róla.
• Helyesbítés (16. cikk): kérheted a pontatlan adat javítását, a hiányos kiegészítését.
• Törlés (17. cikk): kérheted az adataid törlését, ha már nincs rájuk szükség, visszavontad a hozzájárulásod, vagy jogellenes volt a kezelés. Nem törölhetjük azt, amit jogszabály szerint meg kell őriznünk (pl. a számlát az adó megállapításához való jog elévüléséig, legfeljebb 8 évig).
• Korlátozás (18. cikk): kérheted, hogy az adatot csak tároljuk, de ne használjuk, például amíg a pontosságát vizsgáljuk.
• Adathordozhatóság (20. cikk): a hozzájárulás vagy szerződés alapján, automatizáltan kezelt adataidat géppel olvasható formában kikérheted, vagy másik adatkezelőhöz továbbíttathatod.
• Tiltakozás (21. cikk): a jogos érdeken alapuló adatkezelés ellen bármikor tiltakozhatsz.
• A hozzájárulás visszavonása (7. cikk): bármikor, indoklás nélkül visszavonhatod e-mailben, a hírlevél leiratkozó linkjével vagy a süti-beállításokban. A visszavonás a korábbi adatkezelés jogszerűségét nem érinti.

Kérésedre indokolatlan késedelem nélkül, legkésőbb egy hónapon belül válaszolunk; ez indokolt esetben további két hónappal meghosszabbodhat, amiről értesítünk. A válasz és az első másolat díjmentes.

11. Jogorvoslat

Ha úgy érzed, hogy megsértettük az adatvédelmi jogaidat, először írj nekünk az info@ai-smart.hu címre, hogy mielőbb orvosolhassuk. Emellett jogosult vagy:

• panaszt tenni a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóságnál (NAIH): 1055 Budapest, Falk Miksa utca 9–11., postacím: 1363 Budapest, Pf. 9., telefon: +36 1 391 1400, e-mail: ugyfelszolgalat@naih.hu, www.naih.hu;
• bírósághoz fordulni: a pert a lakóhelyed vagy tartózkodási helyed szerinti törvényszék előtt is megindíthatod.

12. Adatvédelmi incidensek

Az incidenseket dokumentáljuk és nyilvántartjuk. Ha egy incidens kockázattal jár, 72 órán belül bejelentjük a NAIH-nak; ha magas kockázattal, az érintetteket is haladéktalanul értesítjük (GDPR 33–34. cikk). Ha incidensre utaló jelet észlelsz (pl. a nevünkben érkező gyanús levél), kérjük, azonnal jelezd az info@ai-smart.hu címen.

13. A tájékoztató módosítása

A tájékoztatót frissítjük, ha változik az adatkezelésünk vagy a jogszabály. A módosítás a közzététellel lép hatályba. Lényeges változásról (új adatkezelési cél, új partner) a weboldalon, a hírlevél-feliratkozókat e-mailben is tájékoztatjuk.